Jak uzyskać dostęp do Portalu Dokumentów udostępnionego przez biuro rachunkowe
Inne
Jak uzyskać dostęp do Portalu Dokumentów udostępnionego przez biuro rachunkowe
Witamy! W kolejnych krokach pokażemy Ci, jak uzyskać dostęp do Portalu Dokumentów udostępnionego przez biuro rachunkowe. Przeczytaj uważnie informacje zamieszczone na stronie opisującej dany krok (klikając w grafiki możesz je powiększyć), wykonaj odpowiednie czynności, a na końcu wybierz przycisk „następny krok”. Powodzenia!
Do działania aplikacji wymagane jest Konto InsERT podłączone w programie. Jeśli nie posiadasz jeszcze takiego konta, zobacz jak założyć konto InsERT.
Akceptacja zaproszenia
W zaproszeniu, które otrzymałeś na swój adres e-mail, kliknij w przycisk Zacznij korzystać z usługi. Możesz też skorzystać z linku aktywacyjnego znajdującego się poniżej – wystarczy, że skopiujesz go do schowka, a następnie wkleisz do pola adresowego w swojej przeglądarce internetowej.
Następuje przekierowanie do serwisu https://mojekonto.insert.com.pl, gdzie wyświetlona zostaje informacja o zaproszeniu do korzystania z Portalu Dokumentów.
Kliknij w przycisk ZALOGUJ SIĘ, jeśli posiadasz już Konto InsERT.
Jeśli nie posiadasz jeszcze Konta InsERT, skorzystaj z opcji UTWÓRZ NOWE KONTO.
Zaloguj się do Portalu Dokumentów – podaj swój adres e-mail (login do Konta InsERT) oraz hasło, a następnie kliknij w przycisk Zaloguj się.
Na następnej stronie zostaniesz poinformowany o pomyślnym przyjęciu zaproszenia.
Kliknij OTWÓRZ APLIKACJĘ przy logo Portalu Dokumentów, aby przejść do aplikacji.
Zgoda na przetwarzanie danych
Następnym etapem jest udzielenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w ramach Konta InsERT.
Zapoznaj się z informacjami zamieszczonymi na stronie i wyraź zgodę na przetwarzanie danych zaznaczając opcję Oświadczam, że zapoznałam/-em się z informacjami o administratorze, celach i zasadach przetwarzania danych osobowych i wyrażam zgodę…
Poniżej możesz dodatkowo zaznaczyć kanały komunikacyjne, za pomocą których będziesz informowany o ważnych zmianach i informacjach handlowych. Do wyboru są: e-mail, telefon i SMS.
Na koniec kliknij w umieszczony na dole przycisk Akceptuję.
Akceptacja regulaminu Portalu Dokumentów
Następnym etapem jest akceptacja regulaminu Portalu Dokumentów.
Należy zweryfikować swoje dane, zaznaczyć Akceptuję regulamin…, a następnie kliknąć w przycisk Akceptuję regulamin.
Jeśli jednak po akceptacji przetwarzania danych trafisz od razu do Konta InsERT, regulamin usługi Portal Dokumentów dostępny będzie do zaakceptowania w widoku Moje produkty.
Kliknij wówczas w pomarańczową ikonę kartki znajdującą się w kaflu Portal Dokumentów.
Następnie zaakceptuj regulamin usługi Portal Dokumentów i kliknij w przycisk Akceptuję regulamin.
Po pomyślnym zaakceptowaniu regulaminu kliknij w przycisk Zamknij.
Jeśli po zaakceptowaniu regulaminu nie zostałeś automatycznie przeniesiony do Portalu Dokumentów, kliknij w ikonę wyboru aplikacji (w prawym górnym rogu okna), a następnie wybierz Portal Dokumentów.
Rozpoczęcie pracy z Portalem Dokumentów
Zalogowałeś się do Portalu Dokumentów. Usługa pozwoli Ci przesyłać dokumenty do Twojego biura rachunkowego. Jednak zanim rozpoczniesz wysyłkę, zapoznaj się z możliwościami Portalu Dokumentów.
Pierwszym ekranem, jaki zobaczysz, jest samouczek. Zapoznaj się z jego kolejnymi krokami klikając Zaczynajmy. Możesz też odłożyć zapoznanie się z treścią samouczka klikając w przycisk Przeczytaj później lub po prostu go zamknąć.
Portal Dokumentów udostępnia dwa sposoby pracy z dokumentami. Domyślnie włączony jest sposób pracy Wysyłka tylko do księgowości. W celu zapoznania się ze szczegółami i dokonania wyboru sposobu pracy kliknij w Ustawienia (menu koła zębatego w prawym górnym rogu okna).
Konto InsERT – uprawnienia użytkowników do Portalu Dokumentów
W widoku Użytkownicy widoczni są wszyscy pracownicy/użytkownicy danej firmy, którzy (w zależności od posiadanych uprawnień) mogą wykonywać różne czynności w poszczególnych usługach i aplikacjach.
Uprawnienia użytkowników można zmieniać klikając w przycisk Edytuj uprawnienia w kaflu prezentującym daną osobę.
Jeżeli dany użytkownik ma posiadać uprawnienia do Portalu Dokumentów, zadbaj o to aby w jego sekcji Uprawnienia do produktów zaznaczone było pole przy pozycji Portal Dokumentów. Po każdej zmianie zaznaczenia, kliknij w przycisk Zapisz zmiany.
Jeśli chcesz dodać nowego użytkownika do obsługi Portalu Dokumentów, musisz najpierw dodać go w serwisie Konto InsERT. Kliknij w tym celu w przycisk Dodaj użytkownika.
W oknie dodawania użytkownika wprowadź adres e-mail osoby, do której zostanie wysłane zaproszenie do usługi, a następnie zaznacz uprawnienie do Portalu Dokumentów i kliknij w przycisk Dodaj użytkownika.
Zaproszenie zostało wysłane. Kliknij w przycisk Zamknij i oczekuj na zatwierdzenie zaproszenia przez użytkownika. Dopóki nie zaakceptuje on zaproszenia – jego kafel będzie widoczny w sekcji Zaproszeni użytkownicy.
Gdy użytkownik zaakceptuje zaproszenie, zobaczysz to w widoku Użytkownicy w serwisie Konto InsERT.
Przejdź teraz do Portalu Dokumentów – skorzystaj w tym celu z ikony wyboru aplikacji w prawym górnym rogu okna.
Portal Dokumentów – nadawanie uprawnień do obiegu dokumentów
Krok związany z zarządzaniem uprawnień dotyczy użytkowników, którzy zdecydowali się się na pracę w trybie obiegu dokumentów.
W Portalu Dokumentów przejdź do Ustawień aplikacji – ikona koła zębatego w prawym górnym rogu okna.
Następnie przejdź do widoku Użytkownicy. Na liście zobaczysz użytkowników z serwisu Konto InsERT, którzy otrzymali dostęp do aplikacji Portalu Dokumentów.
Każdej z osób możesz przydzielić jedno z dwóch uprawnień w kontekście obiegu dokumentów:
- Ograniczone uprawnienia – użytkownik widzi tylko te dokumenty, które są do niego przypisane, tj. zostały mu przekazane w celu opisania lub zaakceptowania. Posiadając to uprawnienie użytkownik może wprowadzać dokumenty do Portalu Dokumentów oraz je opisywać. Gdy otrzyma dokument od innego użytkownika może go opisać lub zaakceptować, a następnie przekazać do nadawcy.
- Pełne uprawnienia – użytkownik z tym uprawnieniem ma dostęp do wszystkich dokumentów w Portalu. Może wykonywać operacje opisane w pierwszym punkcie, jednak dodatkowo ma możliwość przekazywania nowych dokumentów innym użytkownikom w celu uzyskania opisów i akceptacji. Może nawet przejmować dokumenty, które są przypisane do innych użytkowników Portalu. Pracownik posiadający tą rolę może przekazywać opisane i zaakceptowane dokumenty do księgowości.
Tryb obiegu dokumentów wymaga co najmniej jednego użytkownika z uprawnieniami do wszystkich akcji.
Wybierz minimum jednego użytkownika i nadaj mu uprawnienia do wszystkich akcji. Inni użytkownicy mogą posiadać uprawnienie Tylko dodawanie i odpowiadanie.
W celu rozpoczęcia pracy z Portalem Dokumentów i wysłania swojego pierwszego dokumentu kliknij w Wróć do strony głównej.
Konfiguracja powiadomień użytkownika
Każdy z użytkowników Portalu Dokumentów może otrzymywać różnego rodzaju powiadomienia w związku z obiegiem dokumentów w firmie.
W celu dostosowania rodzajów powiadomień, przejdź do modułu Ustawień, następnie wybierając Powiadomienia.
Z tego poziomu możesz ustalić na jaki adres e-mail będziesz otrzymywał ewentualne powiadomienia. Standardowo uzupełniany jest tutaj adres e-mail przypisany do Twojego Konta InsERT.
Aktualnie możesz zarządzać powiadomieniami związanymi z:
Dodatkowo z poziomu ustawień Powiadomienia od biura możesz sprawdzić jakie powiadomienia i w jaki sposób będzie wysyłało Twojej firmie Biuro rachunkowe. Za te parametry odpowiada biuro rachunkowe. Jeśli chcesz je zmienić, skontaktuj się z biurem.
